Gestionarea rambursărilor în cadrul unui sistem CRM (Customer Relationship Management) este esențială pentru menținerea satisfacției clienților și eficientizarea tranzacțiilor financiare. Iată pașii și considerațiile pentru gestionarea eficientă a rambursărilor în cadrul unui CRM:

Integrarea cu Furnizorii de Plăți:

Asigurați-vă că sistemul dumneavoastră CRM este integrat cu diferiți furnizori de plăți, cum ar fi Stripe, Authorize.net, NMI și PayPal. Această integrare vă permite să procesați rambursările fără probleme prin multiple metode de plată.

Accesarea Funcțiilor de Rambursare:

Familiarizați-vă cu funcțiile de procesare a rambursărilor din cadrul sistemului dumneavoastră CRM. Aceste funcții ar trebui să permită procesarea atât a rambursărilor integrale, cât și a celor parțiale pentru tranzacțiile efectuate prin furnizorii de plăți suportați.

Care sunt unele cazuri de utilizare benefice?

Funcția de procesare a rambursărilor poate fi benefică în diverse cazuri de utilizare:

• Rezolvarea disputelor cu clienții: În cazurile în care clienții nu sunt mulțumiți de un produs sau serviciu, funcția permite afacerilor să proceseze rapid și eficient rambursările, îmbunătățind satisfacția clienților și încrederea în brand.
• Corectarea erorilor de facturare: Dacă un client a fost taxat incorect sau de mai multe ori, afacerile pot folosi această funcție pentru a emite rapid o rambursare, asigurând o experiență lină pentru client și reducând potențialul feedback negativ.
• Gestionarea anulărilor de comenzi: Când un client anulează o comandă sau un serviciu, funcția de procesare a rambursărilor permite afacerilor să proceseze eficient rambursările necesare, reducând efortul administrativ și timpii de așteptare pentru client.
• Gestionarea retururilor și schimburilor: În cazurile în care clienții returnează produse sau solicită un schimb, afacerile pot folosi funcția pentru a rambursa suma originală de achiziție și a facilita o nouă tranzacție pentru produsul de înlocuire.
• Oferirea de discounturi și promoții: Afacerile pot folosi funcția pentru a emite rambursări parțiale clienților în cazurile în care un discount sau o ofertă promoțională nu a fost aplicată corect în momentul achiziției, asigurându-se că clientul primește economiile dorite.

Furnizori de Plăți Suportați:

Verificați că acțiunea de rambursare este disponibilă pentru toți furnizorii de plăți pe care îi folosiți (Stripe, Authorize.net, NMI și PayPal). Este esențial ca sistemul CRM să suporte rambursările pentru metodele de plată specifice pe care le acceptați.

Duceți-vă la Plăți > Tranzacții > Faceți clic pe cele trei puncte de lângă plata pe care doriți să o rambursați > apoi faceți clic pe Rambursare.

Urmărirea Rambursărilor:

Profitați de abilitatea sistemului CRM de a urmări încercările de rambursare reușite și eșuate. Această urmărire vă ajută să monitorizați istoria rambursărilor și sumele pentru tranzacțiile specifice, asigurând transparență și responsabilitate.

Cazuri de Utilizare:

Înțelegeți diferitele scenarii în care ar putea fi nevoie să emiteți rambursări. Cazurile comune de utilizare includ rezolvarea disputelor cu clienții, corectarea erorilor de facturare, gestionarea anulărilor de comenzi, gestionarea retururilor și schimburilor și oferirea de discounturi sau promoții.

Rambursări Integrale:

Pentru a emite o rambursare integrală, urmați acești pași:

• Navigați la secțiunea Plăți sau Tranzacții din cadrul CRM-ului dumneavoastră.
• Identificați plata specifică pe care doriți să o rambursați.
• Faceți clic pe tranzacție și căutați o opțiune pentru a iniția o rambursare.
• Alegeți opțiunea pentru o rambursare integrală, iar CRM-ul ar trebui să completeze automat suma totală a tranzacției.
• Confirmați rambursarea, iar aceasta va fi procesată.

Rambursări Parțiale:

Pentru rambursările parțiale, urmați un proces similar ca pentru rambursările integrale, dar editați manual suma rambursării pentru a fi mai mică decât suma totală a tranzacției. Acest lucru vă permite să rambursați o anumită porțiune a tranzacției.

Vă Rugăm Să Rețineți: Utilizați secțiunea de note sau comentarii din cadrul CRM-ului pentru a documenta orice informații suplimentare legate de rambursare. Această documentație poate servi ca o înregistrare a motivului rambursării sau a oricăror considerații speciale.

Cazuri de Utilizare pentru Rambursările Parțiale:

Înțelegeți scenariile în care rambursările parțiale sunt benefice, cum ar fi ajustarea erorilor de preț, oferirea de discounturi post-achiziție, rezolvarea disputelor prin negociere, gestionarea retururilor parțiale, compensarea pentru articolele deteriorate sau lipsă, sau rambursarea costurilor de livrare.

Permisiuni pentru Utilizatori (Implementare Viitoare):

Fiți conștienți că permisiunile specifice pentru utilizatori pentru procesarea rambursărilor poate că nu sunt disponibile în sistemul dumneavoastră CRM actual, dar sunt planificate pentru implementare viitoare. Această funcție va permite să controlați cine poate iniția rambursări, sporind securitatea și responsabilitatea.

Comunicația cu Clienții:

După procesarea unei rambursări, este esențial să comunicați cu clientul. Informați-l despre suma rambursată, timpii de procesare așteptați și orice alte detalii relevante. O comunicare bună poate ajuta la menținerea unei relații pozitive cu clientul.

Întrebări Frecvente

Unde vor fi înregistrate tranzacțiile rambursate?

T toate încercările reușite/eșuate de procesare a rambursărilor vor fi plasate sub pagina detalii tranzacție. Acest lucru va ajuta să urmăriți sumele rambursate pentru o tranzacție specifică.

Nu pot procesa rambursări cu Authorize.net; dă eroarea "Tranzacția de referință nu îndeplinește criteriile pentru emiterea unui credit"

Asta se întâmplă probabil pentru că rambursarea nu îndeplinește criteriile furnizorului de plăți. Authorize.net ar permite doar rambursarea tranzacțiilor după 24 de ore de la timpul tranzacției. Capacitatea de a procesa rambursările pentru tranzacții mai vechi depinde de politicile furnizorului de plăți și de orice limitări temporale specifice pe care le-ar putea avea. Vă rugăm să consultați liniile directoare ale furnizorului de plăți sau să contactați echipa de suport pentru a clarifica rambursările tranzacțiilor mai vechi.

Pot procesa mai multe rambursări parțiale pentru o singură tranzacție?

Da, puteți procesa mai multe rambursări parțiale pentru o singură tranzacție dacă suma totală a rambursărilor nu depășește suma tranzacției originale.

Tranzacțiile Google Pay și Apple Pay sunt suportate pentru procesarea rambursărilor?

Da, tranzacțiile Google Pay și Apple Pay și plățile cu cardul pot fi rambursate de pe platformă. Aceasta va rambursa suma în contul bancar asociat cu contul corespunzător asociat cu Cardul sau contul Google/Apple.

Cât durează până când o rambursare apare în contul unui client?

Timpul necesar pentru ca o rambursare să apară în contul unui client poate varia în funcție de furnizorul de plăți și de banca clientului. În general, rambursarea poate dura între patru și șase zile lucrătoare pentru a fi reflectată în contul clientului.

Există o limită pentru numărul de rambursări pe care le pot procesa zilnic?

În general, nu există o limită fixă pentru numărul de rambursări pe care le puteți procesa zilnic. Cu toate acestea, este esențial să verificați cu furnizorul dumneavoastră de plăți pentru a confirma dacă au vreo limitare sau cerință specifică pentru procesarea rambursărilor.

Există permisiuni specifice pentru utilizatori pentru procesarea rambursărilor? Nu vreau să permit unor utilizatori ai afacerii mele să proceseze rambursări.

Până acum, permisiunile utilizatorilor nu sunt activate pentru procesarea rambursărilor. Cea mai bună modalitate de a identifica orice rambursări efectuate în cadrul unei tranzacții este să vă uitați la detaliile tranzacției. Avem permisiuni specifice pentru utilizatori pe lista noastră de sarcini. Afacerile pot filtra orice tranzacții rambursate folosind filtrul direct de pe tabela de Tranzacții.