Înainte de a te adânci în gestionarea întâlnirilor, este esențial să înțelegi ce oportunități și pipeline-uri există în CRM. Oportunitățile reprezintă venituri potențiale sau conversii din lead-uri, iar pipeline-urile ajută la organizarea acestor oportunități în diferite etape ale procesului tău de vânzare sau serviciu.

Crearea unui Pipeline pentru Întâlniri

• Navighează la Oportunități: Aici vei gestiona diferitele etape de interacțiune cu lead-urile tale.
• Creează un Pipeline Nou: Dă-i un nume relevant, cum ar fi "Pipeline pentru Întâlniri".

• Definește Etapele: Include etape precum "Confirmat", "Anulat" și "Absent" pentru a urmări starea fiecărei întâlniri.

Gestionarea Întâlnirilor Confirmate cu Automatizări

Automatizările joacă un rol crucial în gestionarea eficientă a întâlnirilor confirmate.

• Configurează un Nou Workflow: Numește-l "Întâlnire Confirmată".

• Alege un Trigger: Selectează "Client a rezervat o întâlnire" în grupul de calendar relevant.

• Acțiune: Creează sau actualizează o oportunitate în etapa "Confirmat" a Pipeline-ului tău pentru Întâlniri.

Gestionarea Anulărilor și Absentelor

Pentru că CRM-ul nu poate detecta automat absențele, este necesară o combinație de automatizare și intervenție manuală.

Pentru Anulări:

• Creează un Workflow: Numește-l "Întâlnire Anulată".

• Trigger: Setează-l să se activeze atunci când statusul unei întâlniri este schimbat în anulat.

• Acțiune: Actualizează oportunitatea la etapa "Anulat".

Pentru Absențe:

• Actualizare Manuală Necesare: Deoarece sistemul nu poate detecta absențele, va trebui să muți manual oportunitatea în etapa "Absent".
• Urmărire: Consideră adăugarea unor acțiuni de urmărire în workflow-ul tău, cum ar fi trimiterea de e-mailuri sau mesaje text pentru reprogramare.

Exemplu Practic: Rezervarea și Gestionarea unei Întâlniri

Hai să parcurgem un scenariu în care un lead rezervă o întâlnire și gestionăm rezultatul acesteia:

1. Lead-ul rezervă o întâlnire: Aceasta declanșează workflow-ul "Întâlnire Confirmată", plasând automat lead-ul în etapa "Confirmat".
2. Anulare sau Absență: Dacă lead-ul anulează (printr-un link dintr-un e-mail) sau nu apare, vei actualiza oportunitatea la etapa respectivă. Pentru absențe, aceasta implică schimbarea manuală a statusului întâlnirii.

Sfaturi de Rezolvare a Problemelor și Întrebări frecvente

• Ce se întâmplă dacă o întâlnire nu se mută automat în etapa confirmată? Verifică triggerul automatizării tale și asigură-te că este setat corect pe acțiunea de rezervare a unei întâlniri.
• Cum pot marca manual o întâlnire ca absentă? Navighează la detaliile întâlnirii lead-ului și schimbă statusul în "Absent".