Înainte de a te lansa în gestionarea întâlnirilor, este esențial să înțelegi ce oportunități și procese sunt în cadrul CRM. Oportunitățile reprezintă venituri sau conversii potențiale din lead-uri, în timp ce procesele ajută la organizarea acestor oportunități în diferite etape ale procesului tău de vânzări sau servicii.

Crearea unui Pipeline de Întâlniri

• Navighează la Oportunități: Aici vei gestiona diferitele etape de interacțiune cu lead-urile tale.
• Crează un Pipeline Nou: Denumește-l ceva relevant, cum ar fi "Pipeline de Întâlniri".

• Definește Etapele: Include etape precum "Confirmată", "Anulată" și "Absent" pentru a urmări starea fiecărei întâlniri.

Gestionarea Întâlnirilor Confirmate cu Automatizări

Automatizările joacă un rol crucial în gestionarea eficientă a întâlnirilor confirmate.

• Setează un Nou Flux de Lucru: Denumește-l "Întâlnire Confirmată".

• Alege un Trigger: Selectează "Client A rezervat o Întâlnire" în grupul de calendar relevant.

• Acțiune: Creează sau actualizează o oportunitate în etapa "Confirmată" a Pipeline-ului tău de Întâlniri.

Gestionarea Anulărilor și Absențelor

Deoarece CRM-ul nu poate detecta automat absențele, este necesară o combinație de automatizări și intervenție manuală.

Pentru Anulări:

• Creează un Flux de Lucru: Denumește-l "Întâlnire Anulată".

• Trigger: Setează-l să se activeze când starea unei întâlniri este schimbată în anulată.

• Acțiune: Actualizează oportunitatea în etapa "Anulată".

Pentru Absențe:

• Actualizare Manuală Necesare: Deoarece sistemul nu poate detecta absențele, va trebui să muți manual oportunitatea în etapa "Absent".
• Urmărire: Ia în considerare adăugarea de acțiuni de urmărire în fluxul tău de lucru, cum ar fi trimiterea de emailuri sau mesaje text pentru a reprograma.

Exemplu Practic: Rezervarea și Gestionarea unei Întâlniri

Să parcurgem un scenariu în care un lead rezervă o întâlnire și gestionăm rezultatul acesteia:

1. Lead-ul Rezervă o Întâlnire: Acest lucru declanșează fluxul de lucru "Întâlnire Confirmată", plasând automat lead-ul în etapa "Confirmată".
2. Anulare sau Absență: Dacă lead-ul anulează (printr-un link dintr-un email) sau nu se prezintă, vei actualiza oportunitatea în etapa respectivă. Pentru absențe, acesta implică schimbarea manuală a stării întâlnirii.

Sfaturi pentru Rezolvarea Problemelor și Întrebări Frecvente

• Ce fac dacă o întâlnire nu trece automat în etapa confirmată? Verifică trigger-ul automatizării tale și asigură-te că este setat corect pentru acțiunea de rezervare a unei întâlniri.
• Cum pot marca manual o întâlnire ca absentă? Navighează la detaliile întâlnirii lead-ului și schimbă starea în "Absent".