Gestionarea refundurilor în cadrul unui sistem CRM (Managementul Relațiilor cu Clienții) este esențială pentru menținerea satisfacției clienților și optimizarea tranzacțiilor financiare. Iată pașii și considerațiile pentru a gestiona eficient refundurile în cadrul unui CRM:

Integrare cu Furnizori de Plăți:

Asigurați-vă că sistemul dvs. CRM este integrat cu diferiți furnizori de plăți, cum ar fi Stripe, Authorize.net, NMI și PayPal. Această integrare vă permite să procesați refundurile fără probleme pe mai multe metode de plată.

Accesarea Funcțiilor de Refund:

Familiarizați-vă cu funcțiile de procesare a refundurilor din sistemul dvs. CRM. Aceste funcții ar trebui să vă permită să procesați atât refunduri complete, cât și parțiale pentru tranzacțiile efectuate prin furnizorii de plăți acceptați.

Care sunt unele cazuri de utilizare benefice?

Funcția de procesare a refundurilor poate fi benefică în diverse cazuri de utilizare:

• Rezolvarea disputelor cu clienții: În cazurile în care clienții nu sunt mulțumiți de un produs sau serviciu, funcția permite afacerilor să proceseze rapid și eficient refunduri, îmbunătățind satisfacția și încrederea clienților în brand.
• Corectarea erorilor de facturare: Dacă un client a fost taxat incorect sau de mai multe ori, afacerile pot folosi această funcție pentru a emite un refund prompt, asigurând o experiență plăcută pentru client și reducând riscul de feedback negativ.
• Gestionarea anulărilor de comenzi: Când un client anulează o comandă sau un serviciu, funcția de procesare a refundurilor permite afacerilor să gestioneze eficient refundurile necesare, reducând efortul administrativ și timpul de așteptare pentru client.
• Gestionarea retururilor și schimburilor: În cazurile în care clienții returnează produse sau solicită un schimb, afacerile pot folosi funcția pentru a restitui suma inițială a achiziției și a facilita o nouă tranzacție pentru produsul de înlocuire.
• Oferirea de discounturi și promoții: Afacerile pot folosi funcția pentru a oferi refunduri parțiale clienților în cazurile în care un discount sau o ofertă promoțională nu a fost aplicată corect în momentul achiziției, asigurându-se că clientul primește economiile intenționate.

Furnizori de Plăți Acceptați:

Verificați că acțiunea de refund este disponibilă pentru toți furnizorii de plăți pe care îi folosiți (Stripe, Authorize.net, NMI, și PayPal). Este esențial ca sistemul CRM să accepte refunduri pentru metodele specifice de plată pe care le folosiți.

Accesați Plăți > Tranzacții > Faceți clic pe cele trei puncte de lângă plata pe care doriți să o returnați > apoi faceți clic pe Refund.

Urmărirea Refundurilor:

Folosiți capacitatea sistemului CRM de a urmări încercările de refunduri reușite și nereușite. Această urmărire vă ajută să monitorizați istoricul și sumele refundurilor pentru tranzacții specifice, asigurând transparență și responsabilitate.

Cazuri de Utilizare:

Înțelegeți diferitele scenarii în care este posibil să fie necesar să emiteți refunduri. Cazurile comune de utilizare includ rezolvarea disputelor cu clienții, corectarea erorilor de facturare, gestionarea anulărilor de comenzi, gestionarea retururilor și schimburilor, și oferirea de discounturi sau promoții.

Refunduri Complete:

Pentru a emite un refund complet, urmați acești pași:

• Navigați la secțiunea Plăți sau Tranzacții din cadrul CRM-ului dvs.
• Identificați plata specifică pe care doriți să o returnați.
• Faceți clic pe tranzacție și căutați o opțiune de inițiere a refundului.
• Alegeți opțiunea pentru un refund complet, iar CRM-ul ar trebui să completeze automat suma totală a tranzacției.
• Confirmați refundul, iar acesta va fi procesat.

Refunduri Parțiale:

Pentru refunduri parțiale, urmați un proces similar cu cel pentru refundurile complete, dar editați manual suma refundului pentru a fi mai mică decât suma totală a tranzacției. Aceasta vă permite să restituiți o porțiune specifică a tranzacției.

Vă rugăm să rețineți: Utilizați secțiunea de note sau comentarii din cadrul CRM-ului pentru a documenta orice informație suplimentară legată de refund. Această documentare poate servi ca un registru al motivului refundului sau al oricăror considerații speciale.

Cazuri de Utilizare pentru Refunduri Parțiale:

Înțelegeți scenariile în care refundurile parțiale sunt benefice, cum ar fi ajustarea erorilor de preț, oferirea de discounturi post-achiziție, rezolvarea disputelor prin compromis, gestionarea retururilor parțiale, compensarea pentru articole deteriorate sau lipsă, sau rambursarea costurilor de livrare.

Permisiuni pentru Utilizatori (Implementare Viitoare):

Fiți conștienți că permisiunile specifice utilizatorului pentru procesarea refundurilor poate că nu sunt disponibile în sistemul dvs. CRM actual, dar sunt planificate pentru implementare viitoare. Această funcție va permite să controlați cine poate iniția refunduri, îmbunătățind securitatea și responsabilitatea.

Comunicarea cu Clienții:

După procesarea unui refund, este esențial să comunicați cu clientul. Informați-l despre suma refundului, timpii de procesare așteptați și orice alte detalii relevante. O comunicare bună poate ajuta la menținerea unei relații pozitive cu clientul.

Întrebări Frecvente

Unde vor fi înregistrate tranzacțiile returnate?

T toate încercările de a procesa refundurile reușite/nefăcute vor fi plasate pe pagina detaliilor tranzacției. Aceasta vă va ajuta să urmăriți sumele returnate în cadrul unei tranzacții specifice.

Nu pot procesa refunduri cu Authorize.net; îmi dă eroarea "Tranzacția menționată nu îndeplinește criteriile pentru emiterea unui credit"

Aceasta se întâmplă probabil pentru că refundul nu îndeplinește criteriile furnizorului de plăți. Authorize.net ar permite doar returnarea tranzacțiilor după 24 de ore de la ora tranzacției. Capacitatea de a procesa refunduri pentru tranzacțiile mai vechi depinde de politicile furnizorului de plăți și de orice limitări de timp pe care acestea le-ar putea avea. Vă rugăm să consultați liniile directoare ale furnizorului de plăți sau să contactați echipa lor de suport pentru a clarifica returnarea tranzacțiilor mai vechi.

Pot procesa mai multe refunduri parțiale pentru o singură tranzacție?

Da, puteți procesa mai multe refunduri parțiale pentru o singură tranzacție dacă suma totală a refundurilor nu depășește suma originală a tranzacției.

Tranzacțiile Google Pay și Apple Pay sunt acceptate pentru procesarea refundurilor?

Da, tranzacțiile Google Pay și Apple Pay, precum și plățile cu cardul pot fi returnate prin intermediul platformei. Aceasta va returna suma în contul bancar asociat cu contul corespunzător din contul de Card sau Google/Apple.

Cât timp durează pentru ca un refund să fie reflectat în contul unui client?

Timpul necesar pentru ca un refund să apară în contul unui client poate varia în funcție de furnizorul de plăți și banca clientului. În general, refundul poate dura între patru și șase zile lucrătoare pentru a fi reflectat în contul clientului.

Există o limită la numărul de refunduri pe care le pot procesa zilnic?

Răspuns: De obicei, nu există o limită fixă la numărul de refunduri pe care le puteți procesa zilnic. Cu toate acestea, este esențial să verificați cu furnizorul dvs. de plăți pentru a confirma dacă au vreo limitare sau cerință specifică pentru procesarea refundurilor.

Există permisiuni specifice pentru utilizatori pentru procesarea refundurilor? Nu vreau să permit unora dintre utilizatorii mei de afaceri să proceseze refunduri.

Până acum, permisiunile utilizatorilor nu sunt activate pentru procesarea refundurilor. Cea mai bună modalitate de a identifica orice refunduri efectuate în cadrul unei tranzacții este să verificați detaliile tranzacției. Avem permisiuni specifice utilizatorilor pe lista noastră de priorități. Afacerile pot filtra orice tranzacții returnate folosind filtrul direct de pe tabela Tranzacțiilor.