Gestionarea stărilor apelurilor în mod eficient este crucială pentru menținerea unor înregistrări exacte și optimizarea proceselor de comunicare. În acest ghid, te vom conduce prin pașii necesari pentru a-ți configura sistemul astfel încât apelurile să fie marcat automat ca finalizate. Prin configurarea setărilor numărului tău de telefon și crearea fluxurilor automate de lucru, vei asigura că urmărirea apelurilor este precisă, economisind timp și îmbunătățind funcționalitatea CRM-ului tău.

Configurarea Numărului Tău de Telefon

Înainte de a te apuca de fluxuri, este esențial să configurezi corect setările numărului tău de telefon pentru a îmbunătăți acuratețea raportării apelurilor.

Accesează Numerele de Telefon: Începe prin a accesa meniul de setări din CRM-ul tău, apoi dă clic pe secțiunea "Numere de Telefon" pentru a vizualiza lista ta de linii telefonice.

Configurează Timpul de Așteptare al Apelului: Găsește linia telefonică pe care dorești să o ajustezi și setează 'Timpul de așteptare al apelului' la 20 de secunde. Această ajustare ajută la prevenirea recunoașterii căsuțelor vocale ca fiind 'apeluri răspunse.'

? Notă: Utilizarea funcției Call Connect poate îmbunătăți și mai mult acuratețea raportării apelurilor. Când este activată, receptorul apelului trebuie să apese o tastă pentru a se conecta, ceea ce ajută la distincția între răspunsurile în direct și ridicările de mesaje vocale. Dacă activezi această caracteristică, nu uita să actualizezi mesajul tău șoptit pentru a instrui receptorul cu privire la acțiunea necesară.

Configurarea Fluxului Tău de Lucru

După configurarea setărilor numărului tău de telefon, următorul pas implică crearea unui flux de lucru pentru a automatiza procesul de marcaj al apelurilor ca finalizate.

• Mergi la Automatizare: În CRM, navighează la tab-ul Automations și selectează “Workflows.”
• Crează un Nou Flux de Lucru: Alege un Flux de Lucru Nou, Gol pentru a începe de la zero.

• Numește-ți Fluxul de Lucru: Oferă-i un nume descriptiv, precum "Starea Apelului: Finalizat," pentru a ușura identificarea acestuia.

• Adaugă un Declanșator de Stare a Apelului: Încorporează un declanșator "Stare Apel" și aplică un filtru pentru starea specifică a apelului pe care o vizezi (ex: apeluri răspunse).

• Folosește o Acțiune de Adăugare Etichetă: Implementează o acțiune "Adaugă Etichetă" pentru a eticheta contactul cu o etichetă care corespunde stării apelului (ex: "finalizat").

Publică și Salvează: Odată ce fluxul tău de lucru este configurat, publică-l pentru a-l face activ și salvează modificările tale.

• Pro Tip: Pentru a gestiona eficient multiple stări ale apelurilor, ia în considerare utilizarea acțiunii "If/Else" pentru a crea ramificații în cadrul fluxului tău de lucru. Acest lucru îți permite să adaugi declanșatoare diferite pentru fiecare stare a apelului și să optimizezi procesul de marcare a lead-urilor în consecință.

Urmând acești pași, poți automatiza eficient procesul de marcare a apelurilor ca finalizate, asigurându-te că înregistrările apelurilor tale sunt precise și actualizate. Acest lucru nu numai că îmbunătățește eficiența fluxului tău de lucru, dar permite și o mai bună urmărire și analiză a eforturilor tale de comunicare. Cu aceste configurații în vigoare, vei avea mai mult timp să te concentrezi pe ceea ce contează cu adevărat—construirea unor relații mai puternice cu clienții tăi.

Întrebări Frecvente

Q: Ce fac dacă apelurile sunt în continuare marcate ca finalizate atunci când merg la căsuța vocală?

• Verifică din nou setările numărului tău de telefon, în special funcția Call Connect, pentru a te asigura că este activată și configurată corect. De asemenea, revizuiește fluxul tău de lucru pentru a confirma că declanșatoarele și acțiunile corecte sunt în vigoare.

Q: Pot automatiza marcare apelurile cu alte stări, pe lângă finalizat?

• Da, poți crea fluxuri de lucru suplimentare sau ramificații în cadrul unui flux de lucru existent pentru a gestiona diferite stări ale apelurilor, cum ar fi apeluri pierdute sau mesaje vocale, folosind declanșatoare și etichete specifice.