Primul pas în generarea documentelor și contractelor este să creați un șablon în cadrul CRM-ului. Această secțiune vă va ghida prin procesul de configurare a unui șablon care poate fi personalizat și reutilizat pentru diferiți clienți și proiecte.

Pași Detaliați

• Accesarea Secțiunii de Șabloane: Începeți prin a naviga la fila 'Plăți' din meniul din stânga al vizualizării subcontului dumneavoastră. Sub aceasta, veți găsi opțiunea 'Documente & Contracte'. Faceți clic pe 'Șabloane' pentru a continua.

• Creează un Nou Șablon: Faceți clic pe butonul 'Nou' pentru a deschide un șablon gol. Denumiți șablonul în mod corespunzător, de exemplu, "Șablon Principal", pentru a-l identifica ușor pentru utilizare viitoare.

• Personalizarea Șablonului Dumneavoastră: Adăugarea Logo-ului: Începeți prin a insera logo-ul sau un icon la începutul documentului. Ajustați dimensiunea și culoarea de fundal pentru a corespunde brandului dumneavoastră.
• Adăugarea Logo-ului: Începeți prin a insera logo-ul sau un icon la începutul documentului. Ajustați dimensiunea și culoarea de fundal pentru a corespunde brandului dumneavoastră.

• Inserarea Textului Contractului: Dacă aveți textul contractului pregătit într-un Google Doc sau alt document, copiați-l și lipiți-l în șablon. Asigurați-vă că textul contractului a fost revizuit de un profesionist în domeniul juridic.
• Itemizarea Produselor și Serviciilor: Includeți o listă detaliată a tuturor produselor și serviciilor oferite, împreună cu tarifele acestora. Această claritate ajută la stabilirea unor așteptări clare.
• Acknowledgement-ul Semnăturii Electronice: Înainte de secțiunea semnăturii, inserați un bloc de text pentru recunoașterea și consimțământul semnăturii electronice. Aceasta adaugă un nivel de legitimitate și asigură că toate părțile sunt conștiente de procesul de semnare electronică.

Adăugarea Semnăturilor la Șablonul Dumneavoastră

Prezentare Generală

Pentru documentele care necesită multiple semnături, este esențial să configurați corect locurile de semnătură. Această secțiune explică cum să adăugați semnături unice și multiple la șablonul dumneavoastră.

Pași Detaliați

• Inserarea Blocurilor de Semnătură: Din lista de elemente, trageți și fixați două blocuri de semnătură în șablonul dumneavoastră—unul pentru client și altul pentru compania dumneavoastră. Etichetați-le corespunzător ca "Semnătura Clientului" și "Semnătura Companiei" în câmpul de loc de rezervă.

• Atribuirea Semnatarilor: Pentru semnătura companiei, selectați-vă ca semnatar și introduceți adresa dumneavoastră de email. Lăsați blocul de semnătură al clientului neatribuit în șablon pentru a fi completat atunci când utilizați șablonul pentru un client specific.

• Adăugarea Semnăturilor Suplimentare: Dacă sunt necesare mai multe semnături de client, adăugați un alt bloc de semnătură și etichetați-l cu numele sau rolul specific, cum ar fi "Semnătura lui Bob". Dacă aveți bifată caseta de selectare, acest lucru va adăuga automat numele persoanei deasupra câmpului.

• Inserarea Blocurilor de Dată: Elementul Dată vă permite să aveți lucruri precum ziua de început a proiectului sau ziua în care clientul a semnat contractul ca parte a documentului. Dacă aveți nevoie de data la care lucrurile au fost semnate, o puteți limita doar la data de astăzi; de asemenea, puteți limita datele doar la date trecute sau viitoare.

Utilizarea Șablonului Dumneavoastră pentru un Client Specific

Prezentare Generală

Odată ce șablonul dumneavoastră este gata, următorul pas este să-l utilizați pentru a crea un document sau contract real pentru un client. Aceasta implică personalizarea șablonului cu detalii specifice clientului și adăugarea destinatariilor pentru document.

Pași Detaliați

• Generarea unui Nou Document: Faceți clic pe 'Utilizați Șablonul' în colțul din dreapta sus al șablonului pentru a crea o copie a șablonului pentru un client specific.

• Adăugarea Destinatariilor: Utilizați icoana persoanei pentru a adăuga clienți primari și secundari, dacă este cazul. Atribuiți blocurile de semnătură corecte fiecărui destinatar.

• Personalizarea pentru Client: Ajustați lista de produse a documentului, tarifele și orice detalii specifice clientului înainte de a-l trimite pentru semnături.

Diagnosticare și Întrebări Frecvente

Î: Ce fac dacă trebuie să adaug mai mult de două semnături de client?

• A: Puteți adăuga blocuri de semnătură suplimentare făcând clic pe 'Adăugați mai mulți destinatari' și etichetând fiecare bloc cu numele sau rolul respectiv al clientului.

Î: Cum mă asigur că șablonul meu este obligatoriu din punct de vedere juridic?

• A: Asigurați-vă că textul contractului dumneavoastră este revizuit de un profesionist în domeniul juridic și includeți o secțiune de recunoaștere a semnăturii electronice în șablonul dumneavoastră.