Workflows sunt un factor cheie când vine vorba de gestionarea proceselor importante. Un workflow este pur și simplu un set de acțiuni menite să fie efectuate, de obicei în funcție de etapa lead-ului în proces.

Componente Cheie ale unui Workflow CRM:

• Triggers: Evenimente care inițiază un workflow. De exemplu, un lead nou care intră în sistem.
• Actions: Sarcini efectuate atunci când un trigger este activat. Acestea pot include trimiterea de emailuri, crearea de sarcini sau actualizarea înregistrărilor.
• Conditions: Criterii care determină calea pe care un workflow o urmează. De exemplu, dacă un contact este etichetat ca „lead nou”, ar putea primi un set diferit de emailuri comparativ cu un „client returning”.

Pentru a începe să creezi un nou workflow, navighează la secțiunea „Automatizare” din CRM-ul tău. Tab-ul „Workflows” se va deschide, afișând o listă a workflow-urilor și folderelor tale de workflow-uri. Fă clic pe butonul „ + Creează Workflow” pentru a începe să construiești workflow-ul tău.

Selectează o Opțiune pentru a Începe Construirea Workflow-ului Tău

Alege între a începe workflow-ul de la zero, importând o campanie existentă sau folosind template-uri preconstruite.

• Începe de la Zero: Făcând clic pe această opțiune, vei crea workflow-ul de la zero cu o bază proaspătă, curată pentru automatizarea ta, cu capacitatea de a adăuga trigger-uri și acțiuni.
• Importă din Campanie: Folosește această opțiune pentru a selecta o campanie existentă și pentru a integra fără probleme toate pașii săi în workflow-ul tău.
• Foloseste un Template Preconstruit: Utilizează template-uri de workflow pentru a simplifica procesele tale, permițând configurarea rapidă și eficientă a secvențelor automate adaptate nevoilor afacerii tale.

Implementarea Workflow-urilor Personalizate

Creează workflow-uri personalizate implică setarea condițiilor care adaptează acțiunile CRM-ului în funcție de interacțiunile anterioare ale clientului cu afacerea ta. Acest lucru asigură că mesajul este relevant și la timp, îmbunătățind experiența clienților.

Exemplu de Scenari:

Imaginează-ți că dorești să trimiți mesaje diferite unui client care își programează o întâlnire pentru prima dată comparativ cu un client returning. Pentru clientul la prima întâlnire, s-ar putea să vrei să trimiti o introducere mai formală și să incluzi Card-ul tău de contact. Pentru un client returning, un simplu mesaj de confirmare ar putea fi suficient.

Pașii pentru a Crea un Workflow Personalizat:

1. Identifică Trigger-ul: Determină ce inițiază workflow-ul. În acest caz, ar putea fi atunci când un client își programează o întâlnire.

2. Setează Condiții: Folosește condiții pentru a segmenta clienții în funcție de istoricul lor. De exemplu, verifică dacă clientul are o etichetă „prima întâlnire”.

3. Configurează Acțiuni: Pe baza condițiilor, setează acțiuni diferite. Clienții la prima întâlnire primesc introducerea formală și Card-ul, în timp ce clienții returning primesc o confirmare simplă.

4. Salvează și Publică: Publică workflow-ul tău, apoi salvează-l pentru a te asigura că toate actualizările sunt reflectate corect

5. Testează și Perfecționează: Testează întotdeauna workflow-urile tale pentru a te asigura că funcționează conform intenției. Fă ajustări în funcție de performanță și feedback.

Pentru a asigura atingerea mai multor obiective, s-ar putea să vrei să creezi mai multe workflow-uri conectate.

Creează Folder

Creearea folderelor poate ajuta imens cu organizarea fiecărui workflow pentru lead-urile care necesită propulsare de la o etapă la alta. Configurarea unui folder devine mai ușoară cu doar un clic pe butonul Folder Nou situat în colțul din dreapta sus al ecranului tău.

Prin crearea unui folder, poți crea mai multe workflow-uri pentru obiective. Pentru a atinge acel obiectiv, creează o serie de workflows care vor trece fiecare lead de la o etapă la alta. În termeni simpli, având un folder te va ajuta să rămâi organizat atunci când ai nevoie ca lead-ul tău să treacă prin diferite etape.

Denumele unui Folder

Odată ce ai făcut clic pe buton, va apărea un popup pentru a denumi noul tău folder. Odată ce ai tastat numele folder-ului tău nou, fă clic pe butonul de salvare pentru a crea noul folder.

Detalii Folder

Fă clic pe folderul creat pentru a te direcționa către detaliile workflow-urilor conținute. Vei vedea:

1. Numele Workflow-urilor
2. Statusul
3. Numărul total de înscriși
4. Completându-i activi
5. Data și ora la care workflow-ul a fost actualizat ultima dată
6. Data și ora la care workflow-ul a fost creat.

Acțiuni

Dropdown-ul de acțiuni de lângă fiecare workflow îți permite să efectuezi o varietate de sarcini:

1. Editează Workflow: Accesează constructorul de workflow făcând clic pe această opțiune.
2. Renumește Workflow: Folosește acest buton pentru a modifica numele workflow-ului.
3. Deschide în Tab Nou: Fă clic aici pentru a deschide workflow-ul într-o fereastră nouă.
4. Draft/Publică Workflow: Acest buton îți permite să schimbi un workflow Publicat înapoi în modul Draft sau viceversa.
5. Mută în Folder: Mută fără probleme workflow-ul într-un folder făcând clic pe această opțiune.
6. Duplică Workflow: Acest buton îți permite să clonezi workflow-ul.
7. Șterge Workflow: Acest buton oferă opțiunea de a șterge workflow-ul.

Sfaturi pentru Rezolvarea Problemelor

• Workflow-ul Nu Se Activează: Asigură-te că trigger-ul inițial este configurat corect și că nu există condiții conflictuale.
• Mesaj După Caz: Verifică condițiile și acțiunile tale pentru a te asigura că mesajele corecte sunt trimise segmentelor potrivite.

Pot folosi workflow-uri pentru alte procese în afară de întâlniri?

• Absolut! Workflow-urile pot fi personalizate pentru diverse scenarii, inclusiv nutriția lead-urilor, integrarea clienților și rapelurile pentru servicii.

Cum știu dacă workflow-ul meu este eficient?

• Monitorizează metricile de angajament cum ar fi ratele de deschidere, ratele de click și ratele de conversie. Aceste indicatoare te vor ajuta să măsori eficiența workflow-urilor tale.

Pot integrara workflow-urile cu alte unelte?

• Da, CRM-ul se integrează cu o gamă largă de unelte, permițându-ți să automatizezi în diferite platforme fără probleme.